راهنمای استفاده از ماشین های اداری

در این مقاله قصد داریم که راهنمای استفاده از ماشین های اداری را بیان کنیم. معمولاً در دفترچه راهنمای ماشین های اداری روش کار با آن ها آورده شده است. اما اگر فهم مطالب دفترچه راهنما برایتان دشوار است یا این که به آن دسترسی ندارید، می توانید از مقاله پیش رو  استفاده کنید.

راهنمای استفاده از ماشین های اداری

از جمله برندهای معروف ماشین های اداری پاناسونیک، اچ پی و کانن هستند که در اکثر سازمان ها و شرکت های مختلف مورد استفاده قرار می گیرند. روش کار این تجهیزات در هر سه این برندها مشابه است و تنها ممکن است در جزئیات کوچکی متفاوت به نظر برسد. در ادامه بحث راهنمای استفاده از ماشین های اداری در برندهای مذکور را با شما در میان خواهیم گذاشت.

راه اندازی دستگاه فکس پاناسونیک، کانن و اچ پی

دستگاه فکس برای فرستادن یا دریافت مدارک از طریق تلفن ثابت مورد استفاده قرار می گیرد. یکی از ابتدایی ترین نیازهای دستگاه فکس برای فرستادن اسناد این است که به خط تلفن متصل باشد. بنابراین لازم است قبل از هر کاری یک سوکت تلفن را خریداری نموده و یک سمت آن را به پورت مربوط به تلفن که در قسمت پشتی ماشین فکس تعبیه شده است، وصل نمایید. سمت دیگر آن نیز باید به ورودی جک تلفن اتصال داده شود.

سپس کاغذ مورد نیاز را در دستگاه قرار دهید و از جوهر مرغوب برای شارژ کارتریج استفاده کنید. بعد از آماده کردن ابزار کار باید از اتصال تلفن ثابت اطمینان حاصل نمایید. به این منظور گوشی تلفن را برداشته و به دقت صدای آن را مورد بررسی قرار دهید. هرچقدر که صدای نویز تلفن کمتر باشد نشان دهنده این است که ارتباط به بهترین شکل برقرار شده است.

پیشنهاد امروز : رفع مشکل ارسال نشدن فکس

نحوه ارسال فکس با ماشین‌ های پاناسونیک، کانن و اچ پی

مسئله بعدی در راهنمای استفاده از ماشین های اداری این است که با نحوه فرستادن FAX آشنا شوید. برای ارسال فکس نخست دستگاه را روشن کنید؛ پس از برگزیدن سند مورد نظر، آن را در ماشین قرار دهید. در بعضی از این تجهیزات باید مدرک رو به بالا در بخش اسکنر قرار گیرد و در برخی دیگر نیز لازم است که سند رو به پایین گذاشته شود. برای این که بفهمید دستگاه شما از کدام نوع است باید به برچسبی که روی بدنه آن چسبانده شده است توجه کنید.

نکته‌ دیگر این است که مدارک را به ترتیب اولویتی که گیرنده قرار است دریافت کند، درون ماشین فکس قرار دهید. در مرحله بعدی فکس مقصد را شماره گیری نمایید و دکمه استارت را بفشارید تا مدرک به شماره مورد نظر فرستاده شود.

نحوه دریافت FAX

برای دریافت فکس نیز پس از اطمینان از روشن بودن دستگاه و وجود کاغذ و جوهر به اندازه کافی، باید منتظر شنیدن صدای زنگ آن باشید. دقت کنید که در این مرحله به هیچ وجه گوشی تلفن را بر ندارید. همچنین کلیدهای روی دستگاه فکس را نزنید؛ چون ممکن است که فرآیند دریافت فکس با اختلال مواجه شود.

روش کار با دستگاه کپی

راهنمای استفاده از ماشین های اداری فتوکپی نیز در برندهای معروف کانن، اچ پی و پاناسونیک یکسان است و کافیست مراحل زیر را انجام دهید:

• قبل از آغاز کار ابتدا صفحه اسکنر را پاک نمایید؛ زیرا وجود هرگونه لکه و آلودگی باعث می شود کیفیت چاپ کاهش پیدا کند.
• سپس کاغذهای مناسبی را برای چاپ برگزینید. سایز کاغذ را باید با توجه به مدل دستگاه خود انتخاب کنید؛ همچنین تعداد کاغذها را نیز متناسب با ظرفیت سینی این تجهیزات به کار ببرید.
• در مرحله بعدی ماشین اداری را به پریز برق وصل کرده و با زدن دکمه Start آن را روشن نمایید.
• اگر دستگاه کپی دارای ویژگی تغذیه اتوماتیک باشد، می توانید اوراق مورد نظر را به صورت دسته هایی درون آن قرار داده و از آن ها کپی بگیرید. اما اگر تجهیزات اداری این قابلیت را ندارد به ناچار باید کاغذها را به نوبت روی صفحه اسکنر قرار دهید.
• در گام بعدی لازم است که تعداد فتوکپی را بسته به ظرفیت دستگاه کپی تعیین نمایید.
• سپس سایر تنظیمات را اعمال کنید. مثلاً اگر دستگاه از قابلیت چاپ دورو پشتیبانی می کند، این حالت را تنظیم کنید و یا این که نوع چاپ رنگی یا سیاه و سفید را برگزینید.
• پس از انجام تنظیمات مربوط به اندازه برگه ها، کلید COPY را روی بدنه دستگاه بفشارید تا فرآیند چاپ شروع شود.