سرویس و نگهداری و نحوه صحیح استفاده از ماشینهای اداری دارای بخشهایی میشود که در اینجا به برخی از آنان اشاره میکنیم : بطور مثال انتخاب نوع کاغذ مصرفی برای هرنوع از دستگاهها بسیار مهم میباشد . در دفترچه راهنمای هر مدل از ماشینهای اداری مثل دستگاه کپی ، پرینتر و فکس به این نکته اشاره شده است که از چه کاغذهایی میتوان در آن دستگاه استفاده نمود ؛ وزن ، نوع و حتی در برخی موارد به برند کاغذ هم اشاره شده است . اینکه چه نوع کاغذی با دستگاه مورد استفاده سازگار میباشد ، در عملکرد صحیح و افزایش طول عمر دستگاه بسیار موثر می باشد . با در نظر گرفتن این مطلب از گیر کردن کاغذ و استهلاک دستگاه جلوگیری میشود . نکته بعدی در محل قرار گرفتن دستگاه میباشد . اگر نصب و راه اندازی توسط نصاب متخصص همان برند انجام پذیرد قطعا این مورد را که محل باید مناسب آن دستگاه باشد را درنظر میگیرد . مواردی مانند اجتناب از نصب در محل مرطوب و تابش مستقیم نور آفتاب و استفاده از مکانهایی که دارای تهویه مطلوب و دمای هوای مناسب هستند.
آماده به کار بودن ماشينهاي اداري در هر مجموعه و گروهي بخصوص در مواردي که زمان انجام يک تعهد بسيار مهم ميباشد از اهميت بالايي برخوردار است. اعتماد کاربران هر مجموعه ای به ماشینهای اداری مورد استفاده در کارهای روزمره بسیار حائز اهمیت میباشد. هر کسب و کار يا اداره و شرکت موفقي بطور دائم به اين موضوع رسيدگي ميکند . اگر به هر دلیلی دستگاههای مورد استفاده در یک مجموعه از کار بیافتند علاوه بر توقف و اخلال در روند کار کاربر، ممکن است خساراتي را به همراه داشته باشد و اين خسارات وارده ممکن است در برخی موارد هزینه بسیار بالا و غیر قابل جبرانی داشته باشد. بطور مثال به تعويق افتادن سفارش مشتري در زمانهاي خاص و غير قابل جبران بودن آن ميتواند ازجمله اين موارد باشد. تعمیر و نگهداری دستگاههای کپی بطور برنامه ریزی شده و مداوم میتواند این موارد را به حداقل رسانده و احتمال از کارافتادن دستگاه را در مجموعه های پرکاربرد به مقدار قابل توجهی کاهش دهد. برای مجموعه هایی مانند دفاتر فنی ، کافی نت ، دفاتر پیشخوان دولت ، دبيرخانهها و بسياري از ادارات که از دستگاههای کپی و ماشینهای اداری بطور مستقیم براي انجام امور اداري با مشتری در ارتباط هستند ، آماده بودن دستگاه بسیار مهم میباشد و هرگونه وقفه و مشکل در انجام درخواست مشتری میتواند تاثیر منفی جبران ناپذیری در اعتبار و شهرت آن مجموعه داشته باشد.
اهميت تعمير و نگهداری ماشينهای اداری را ميتوان از ديدگاههای گوناگون مورد بررسی قرار داد. تلاش مداوم جامعه امروزی برای اجتناب از استفاده کاغذ در کارهای روزمره اداری بطور چشمگیری مشاهده میشود. با داشتن برنامه ثابت برای سرویس ، تعمیر و نگهداری به موقع ماشینهای اداری در هر مجموعه به دو نتیجه قابل توجه دست خواهیم یافت : اول اینکه در هر مجموعه ای کاربران با خیال آسوده از آماده بودن دستگاههای کپی و چاپگرها در هر زمان به روند کاری خود ادامه میدهند و نگرانی از کیفیت چاپ ، گیر و پرت کاغذ و یا عدم ارتباط با دستگاه را ندارند. مساله دوم و بسیار حائز اهمیت و فراگیر در دستگاههای کپی معیوب ، گیر کاغذ در دستگاه و از دست دادن درصد زیادی از کاغذ های مصرفی بصورت روزانه میباشد . با توجه به افزایش هزینه روزافزون تولید کاغذ و از همه مهمتر مساله آسیب به محیط زیست استفاده از این دستگاهها که مشکل گیر و پرت کاغذ دارند ، هزینه زیادی برای مجموعه و محیط زیست خواهد داشت.
با توجه به گسترش روزافزون برند هاي مختلف در زمينه توليد دستگاه فتوکپي و پرينتر، داشتن تخصص در تعمير دستگاه هاي هر برند مي تواند نقش بسزايي در اعتماد مشتري داشته باشد.در مجموعه چاپگر نيروها کاملا به صورت تخصصي براي هر برند کار مي کنند. نيروهاي متخصص ما بيش از 15 سال تجربه در امر تعمير دستگاه کپي زیراکس را دارند. داشتن چنين تخصصي زمينه ساز اعتماد مشتري و همچنين انجام کار با بهترین کيفيت را به دنبال دارد. نمایندگی زیراکس با اعزام تعميرکار دستگاه کپی به گونه ای حرفه اي در محل سريعترين و با کيفيت ترين خدمات را به شما ارئه مي دهد. کاربراني که از محصولات زیراکس مخصوصا دستگاههاي کپي استفاده ميکنند ميدانند که اين شرکت همواره با ارائه آخرين تکنولوژي هاي روز و راههاي رسيدن به بيشترين کارآيي در هر رسته کسب وکاري ، شگفتي آفرين بوده است و شعار خود را بر رسيدن به اين امر رعايت و احترام به حقوق مصرف کننده قرار داده است که در کمتر برندي مشاهده ميشود . هر مجموعه اي منحصر به فرد ميباشد و از اين حق برخوردار است که در مواجهه با مشکلات خود پاسخ مختص به خود را دريافت کند . از اينرو نمايندگي زیراکس در استان اذربایجان شرقی با تشکيل گروههاي متخصص در هر سري از ماشينهاي اداري بطور تخصصي پاسخگوي تمامي نيازهاي مشتريان محترم ميباشد . همچنين با تشکيل يک گروه تحقيق جهت بررسي و مطالعه نياز کابران محترم و ارائه بهترين سازوکارها براي هر مجموعه ميتوان شاهد بهبود عملکرد و مديريت کامل ماشينهاي اداري بود. همکاران ما با بررسي نياز مشتري بهترين و کم هزينه ترين ماشينهاي اداري را به آنها پيشنهاد مينمايند . مشاهده ميشود کاربراني که از کاربرد و کارآيي دستگاههاي موجود در بازار نا آگاه ميباشند براي هر عنوان از مجموعه خود از يک دستگاه تک کاره استفاده ميکنند بطور مثال در يک واحد از پرينتر تک کاره ، اسکنر و پرينتر رنگي بطور جداگانه استفاده ميشود ، حال آنکه با هزينه کمتر و تهيه يک دستگاه کپي چندمنظوره تمامي نيازهاي خود را برطرف ميسازند و تمامي امکانات اين دستگاه را در اختيار کل کاربران قرار ميدهند و هزينه کمتري براي خريد و سرويس و نگهداري ميپردازند . شرکت زیراکس با مشارکت و ارتباط نزديک با مشتريان خود ميکوشد تا بهترين طراحي و امکانات را براي محصولات خود پياده سازي کند . محصولات زیراکس در ايران در وسعت بالايي در بازار کار مورد استفاده قرار گرفته و نياز به ارائه خدمات ويژه دارد . نمايندگي زیراکس در مراغه اين افتخار را دارد که سهم بزرگي از اين خدمت رساني را برعهده دارد .