چند نکته که باید در مورد خرید دستگاه پرینتر چند کاره بدانید

پرینترهای چند کاره می توانند بسیاری از وظایف دفترتان را به یک دستگاه خلاصه کنند و باعث صرفه جویی در وقت و هزینه تان شوند. داشتن یک پرینتر چند کاره شما را قادر می‎ سازد تا از دست دستگاه ‎های تک کاره، مانند اسکنر ها و دستگاه ‎های فکس خلاص شوید یا حداقل تعداد آن ‎ها را کاهش دهید. این قضیه همچنین با حذف نیاز به لوازم جانبی دستگاه ‎های تک منظوره باعث صرفه جویی در پول و فضای اداری سازمان شما می ‎شود. در زیر، برخی از عوامل را که باعث می‎ شود شما یک پرینتر چند کاره برای دفتر خود انتخاب کنید را بررسی خواهیم کرد.

1 – پرینت

پرینت گرفتن، یک کار روتین است که کارکنان در هر دفتری انجام می ‎دهند. هنگام انتخاب یک دستگاه چند کاره برای دفترتان، اینکه کارکنان شما چند وقت به چند وقت از پرینتر استفاده می ‎کنند و چه نوع پروژه‎ هایی در حال پرینت شدن هستند را در نظر بگیرید.

پرینترهای چند کاره برای پرینت ده‎ ها، صدها یا حتی هزاران صفحه از متون با کیفیت بالا در هر روز و برای انواع مختلفی از واسطه‎ های پرینت، مجهز شده‎ اند. شما می توانید برای پرینت از کاغذ استاندارد پرینتر، سربرگ، کاغذ کارتن ضخیم، کاغذ بازیافت شده، پاکت نامه، برچسب، کاغذ بنر و موارد دیگر استفاده کنید. این عملکردها باید قابلیت پرینت گرفتن را در دفتر شما افزایش دهند، با توجه به اینکه اکثر پرینترهای شخصی استاندارد، در مورد انواع کاغذ یا چیزهای دیگری که می‎ توانند با موفقیت پرینت شوند دارای محدودیت هستند.

علاوه بر این، عملکرد های پرینتر چند کاره شامل پرینت سیاه و سفید و یا رنگی، یک طرفه، دو طرفه یا چند صفحه در هر صفحه پرینت و پرینت ایمن می‎ شود. این دستگاه‎ها قابلیت‎های پیشرفته‎ای را برای کارکنان خود ارائه می‎دهند و قادرند میانبرهایی برای ساده سازی پرینت‎های روتین ایجاد کنند.

 2 – کپی کردن

پرینترهای چند کاره توانایی ایجاد کپی هایی با کیفیت بالا از اسناد، به رنگ سیاه و سفید و یا رنگی را دارند. آنها می توانند اسناد بزرگ و کوچک را به سرعت کپی کنند و توانایی تبدیل اسناد یک طرفه را به دو طرفه و یا برعکس را دارا هستند. یک دستگاه چند کاره، مشابه حالت پرینت که از تنوع عملکردی زیادی برخوردار است، می تواند از انواع و اندازه های متنوعی از کاغذ یا انواع دیگر واسطه‎های پرینت استفاده کند.

3 – اسکن کردن

ضبط متن ‎ها و تصاویر با کیفیت بالا از اسناد اسکن شده یکی دیگر از ویژگی های پرینتر چند کاره است. علاوه بر این، شما می توانید دستگاه ‎های USB حاوی اسناد اسکن شده را بارگذاری کنید، آنها را به آدرس‎ های ایمیل از پیش ثبت شده یا مخاطبین جدید بفرستید و آنها را به طور مستقیم در سرور خود ذخیره کنید.

شما می توانید به سرعت و به آسانی از نسخه ‎های هارد کپی فایل ها در کامپیوتر خود اسکن بگیرید تا ذخیره سازی دیجیتال امن برای آنها داشته باشید. یا اگر فقط کپی هایی از یکسری تصاویر پرینت کرده‎اید که به آنها در کامپیوتر نیاز دارید ، یک پرینتر چند کاره می تواند آنها را اسکن کند و برای دسترسی آسان، به ایمیل شما ارسال کند. اسکن کردن ویژگی‎ ای است که در دفاتر بسیاری مورد استفاده قرار می‎گیرد و نیاز به دستگاه اسکنر جداگانه را حذف می کند؛ با یک دستگاه چند کاره می توانید این وظایف را با کیفیت بالاتر و سریع تر از قبل انجام دهید.

4 – فکس کردن

اگر چه فکس ها امروزه کمتر رایج هستند، زیرا استفاده از ایمیل مسنجرهای تحت موبایل به یک استاندارد تبدیل شده است، اما بسیاری از دفاتر هنوز هم نیاز به قابلیت فکس دارند. پرینترهای چند کاره فکس را با دیگر عملکردهای پرینت ادغام می‎ کنند و شما می توانید در هنگام ارسال و دریافت فکس ‎ها همچنان به پرینت و اسکن بپردازید.

5 – پشتیبانی

حتی بهترین پرینتر چند کاره به احتمال زیاد در نقطه ‎ای نیاز به تعمیر و نگهداری دارد، بنابراین خوب است بدانید که قرارداد پشتیبانی شما تا چه اندازه این قضیه را پوشش می‎ دهد. از ارائه دهنده خدمات پرینتی خود بپرسید که چه نوع پشتیبانی برای پرینتر وجود دارد و چه پوشش اضافی برای خرید در دسترس است.

6 – گزینه‎های مختلف اتصال

پرینترهای چند کاره به شما اجازه می دهند تا از روی دسکتاپ متصل به سرور، اتصال USB یا اتصال وایرلس بتوانید پرینت بگیرید. این یک ویژگی ارزشمند است زیرا بسیاری از دفاتر از انواع دسکتاپ، لپ تاپ، تبلت یا حتی تلفن‎های همراه پرینت می‎کنند. مشتریانی که با اسناد مختلفی که در دستگاه خود دارند و باید پرینت شوند به دفترتان می‎آیند، نیز می توانند شامل این قضیه شوند.

7 – اندازه

پرینترهای چند کاره در ابعاد مختلف در دسترس هستند. نیازهای شما برای پرینت گرفتن، اندازه و یا تعداد پرینتر چند کاره‎ای را که لازم دارید تعیین می‎کنند. یک تامین کننده پرینتر قادر خواهد بود این قبیل نیازها و اهداف کلی کسب و کار شما را برآورد کند تا تعداد صحیح پرینترهایی را که برای بهینه سازی محیط پرینت خود نیاز دارید تعیین نماید.

8 – هزینه

هزینه کل مالکیت آخرین نکته در انتخاب یک پرینتر چند کاره است. این مبلغ شامل هزینه دستگاه و همچنین لوازم مصرفی همچون کارتریج و تونر ، نگهداری و تعمیرات و موارد دیگر خواهد بود. کار کردن با یک ارائه دهنده مدیریت شده خدمات پرینتر، می‎تواند با شناسایی بهترین راه برای تنظیم و ارائه محیط پرینت ایده آل برای دفتر شما فرصت های صرفه جویی در هزینه را ایجاد کند.

نیازهای هر دفتر بسته به اندازه دفتر، نیازها و شیوه های استاندارد متفاوت است. با شناسایی بودجه خود شروع کنید و سپس بررسی کنید که چگونه می توانید نیازهای پرینت دفتر خود را برآورده کنید. برای پیدا کردن پاسخ به این سوالات با مشاوران نوین کپی تماس بگیرید و بهینه سازی محیط دفتر خود را با استفاده از یک پرینتر چند کاره آغاز کنید.